GUIDE POUR LʼEMPLOYEUR
Assurance Collective
Table des
matières
Définition : Personnes à charge. 7
Nomination de bénéficiaires. 7
Travailleurs étrangers / Impatriés 7
Employés des
Premières Nations (autochtones). 8
ADMINISTRATION PENDANT lʼANNÉE. 9
Terminaison : aviser l’assureur le plus rapidement possible. 10
Droit de transformation suivant la terminaison. 10
Enfants
allant étudier à l’étranger 10
. Employé de 65 ans et plus. 12
Maximums avec et
sans preuves d’assurabilité. 16
Assurance Invalidité et assurance vie. 16
Terminaison pour non-paiement des primes. 18
Congé de maternité/paternité/parental 18
Mise à pied temporaire ou congé sans solde. 19
Loi sur l’assurance médicaments du Québec. 22
Loi sur les normes
du travail 22
Responsabilité de l’employeur 22
NOUVEL EMPLOYÉ
Lorsqu’un nouvel
employé se joint à l’équipe, il est important de l’informer que l’entreprise
offre un régime d’assurance collective, et que celui-ci fait partie des
conditions d’emploi.
Soins Médicaux
Au Québec, si vous êtes admissible à un régime privé d’assurance collective,
vous devez y adhérer et couvrir votre conjoint et vos enfants. Seules les
personnes qui ne sont pas admissibles à un régime privé peuvent s’inscrire au
régime public d’assurance médicaments. Vos employés inscrits à la RAMQ devront
communiquer avec eux pour se désinscrire à la date de leur admissibilité à
votre régime.
Voici les liens utiles
le site de la RAMQ :
Désinscription avec démarche | Régie
de l’assurance maladie du Québec (RAMQ)
Obligation d’avoir une assurance
médicaments | Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ)
Responsabilités des employeurs et des
assureurs | Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ)
Autres garanties
Les employés doivent adhérer à toutes les garanties auxquelles ils sont
admissibles. Le caractère obligatoire de l’assurance collective permet de
réduire le risque d’antisélection, car tous les employés sont assurés peu
importe son état de santé. Cela permet de répartir le risque entre tous les
membres du groupe afin d’offrir une prime plus stable et moins élevée qu’en
assurance individuelle.
Exemption
Un salarié couvert en vertu d’un autre régime d’assurance collective, par
son conjoint par exemple, peut s’exempter uniquement des garanties de soins
médicaux et soins dentaires, en donnant la preuve de son autre couverture lors
de son adhésion. Pour s’exempter des soins médicaux de votre régime d’assurance collective,
l’employé doit être couvert par un régime comparable. Le point important c’est
que le régime ne doit pas être complémentaire à la RAMQ, il doit la
remplacer.
Les autres garanties demeurent obligatoires. L’assureur ne permet
normalement pas l’exemption d’un employé qui a une assurance vie ou assurance
salaire personnelle/individuelle.
Admissibilité propre à votre régime
En général, les employés doivent avoir
un poste permanent à temps plein pour être admissible au régime d’assurance
collective. Sont donc normalement exclus les étudiants, contractuels, employés
à temps partiel ainsi que les saisonniers.
Le nombre d’heures travaillées par
semaine pour être à temps plein est défini au contrat.
Une période d’attente suivant la date
d’embauche à temps plein de l’employé doit normalement être respectée, mais
pourrait être supprimée afin d’offrir le régime comme condition d’embauche.
Les critères peuvent toutefois varier
d’un régime à l’autre, votre contrat contient tous les détails à ce sujet.
Adhésion d’un participant
Délai maximal de 30 jours suivant la date d’admissibilité pour l’adhésion
Une fois qu’un
employé devient admissible au régime d’assurance collective, vous disposez d’un
maximum de 30 jours pour soumettre son adhésion à l’assureur. Passé ce
délai, l’employé sera considéré comme retardataire.
** Si vous avez un
employé retardataire, communiquez avec nous pour discuter des solutions
possibles avant de procéder à son adhésion. Nous pourrons vous assister dans les
différentes étapes. **
Voici les 2
options les plus communément offertes
Option 1 :
Adhésion rétroactive (dans certains cas seulement)
Selon le retard et les tolérances
administratives de l’assureur, l’employé pourrait éventuellement être inscrit à
sa date d’admissibilité et ainsi ne plus être considéré comme retardataire,
mais certaines conditions s’appliquent, dont :
- Approbation
préalable de l’assureur
- Confirmation
de votre part :
- Que vous acceptez de payer les primes
rétroactivement à la date d’admissibilité
- Que l’employé soit actuellement actif au travail
et ne se soit pas absenté depuis son embauche pour une raison médicale
- Qu’aucune demande d’assurance invalidité n’est en
cours
Attention : Cette option doit rester exceptionnelle. Si des retards
d’adhésion deviennent fréquents dans votre organisation, l’assureur pourrait
imposer des mesures plus strictes, notamment l’obligation pour les employés de
remplir un formulaire de preuve d’assurabilité (voir Option 2).
Option
2 : Preuve d’assurabilité
Si l’employé est considéré retardataire, il devra :
- Remplir
un questionnaire médical (preuve d’assurabilité)
- Être
approuvé par l’assureur avant d’obtenir les couvertures prévues (autres
que l’assurance médicaments de base, comme celle de la RAMQ au Québec)
À noter :
- L’assureur
pourrait refuser certaines garanties ou appliquer des conditions
supplémentaires selon la condition médicale de l’employé.
- La
couverture complète débute seulement à la date d’approbation, et non
rétroactivement.
ÉTAPES DʼADHÉSION POUR LES RÉGIMES ADMINISTRÉS
SUR LA PLATEFORME DE SAGE
|
1- Complétez le formulaire d’adhésion de SAGE
|
2- Si vous utilisez le portail en ligne IGC WEB |
Les adhésions sont
vérifiées et acceptés par l’équipe de SAGE dans les 24 à 48h. Vous recevrez un
avis de mouvement par courriel, celui-ci vous indiquera que l’adhésion a été
acceptée ou s’il manque des informations.
Une fois
l’adhésion acceptée, vous pourrez accéder en ligne au certificat d’assurance de
l’employé afin de lui en remettre une copie. Celui-ci détaille les garanties
couvertes ainsi que l’assureur avec le numéro de contrat et de certificat pour
chaque garantie. Vous pourrez aussi remettre à l’employé la documentation sur
les services en ligne de l’assureur des garanties de soins médicaux et
dentaires afin de simplifier les réclamations futures.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de certificat multi-assureurs
Conservation des formulaires originaux dans un endroit sécurisé
Il
est essentiel de conserver tous les formulaires originaux dans vos dossiers,
dans un endroit sécurisé. Cela inclut notamment les désignations de
bénéficiaires, qui doivent être conservées tant que l’employé est à votre
emploi.
Si
vous souhaitez qu’une copie de l’adhésion soit ajoutée au dossier de l’employé,
vous pouvez en faire parvenir une copie à service@sagedecision.com en mentionnant que l’adhésion a été faite sur la
plateforme, mais que vous souhaitez que le formulaire soit ajouté au dossier de
l’employé.
ÉTAPES DʼADHÉSION POUR LES RÉGIMES
ADMINISTRÉS DIRECTEMENT PAR L’ASSUREUR
Selon votre assureur, la procédure
peut varier.
Chez la majorité des assureurs,
vous complétez le formulaire d’adhésion de l’assureur et faites l’adhésion du
participant sur la plateforme de l’assureur par la suite.
Chez certains assureurs, vous
devez vous rendre sur la plateforme de l’assureur pour inviter les employés à
s’inscrire eux-mêmes en ligne.
La procédure à suivre vous sera
expliquée par notre équipe lors de l’implantation du régime chez l’assureur, en
cas de doute, communiquez avec l’équipe de SAGE ou votre assureur directement.
Définition : Personnes à charge
Il est important
d’inscrire toutes les personnes à charge admissibles, que ce soit le conjoint
ou les enfants, dans les 30 jours suivant leur admissibilité.
Vous retrouverez
dans votre contrat les définitions précises de ces termes, mais, en général,
voici ce qu’elles signifient :
|
1- Conjoint(e)
|
2- Enfant ●
Âgé de moins de
21 ans; ●
Ou jusqu’à 26
ans (Québec) ou 25 ans (Ontario) s’il/elle étudie à temps plein; ●
Célibataire; ●
Qui dépend
entièrement de ses parents pour sa subsistance; ●
Qui n’est pas
admissible à un régime d’assurance collective en tant qu’employé; ●
Célibataire
atteint(e) d’un handicap déclaré avant l’âge limite de 21 ans (ou 26 ans pour
un étudiant). ●
Enfant d’un
nouveau conjoint / conjointe
|
Nomination de bénéficiaires
La nomination de bénéficiaires est très importante, c’est une partie
à caractère légal.
●
Compléter à l’encre
bleue ou noire et veiller
à ne pas utiliser d’encre
rouge.
●
Ne pas mettre de liquide
correcteur.
●
Pour l’auto-adhésion, la signature électronique
certifiée est acceptée
Il est fortement
recommandé d’inscrire les bénéficiaires révocables, ainsi l’employé peut changer de bénéficiaire quand il le désire.
Si le bénéficiaire est irrévocable, l’employé qui désire
le changer devra obtenir le consentement du bénéficiaire
nommé. Ce dernier devra signer un
formulaire autorisant le changement.
Travailleurs étrangers / Impatriés
L’employé doit être embauché à temps plein et considéré
permanent dans l’entreprise.
Si vous
employez des travailleurs étrangers, vous devez communiquer avec nous afin de
vérifier leur l’admissibilité et les couvertures que vous pouvez leur offrir
selon votre assureur. Au Québec, il sera important de vérifier s’ils ont leur
carte de la RAMQ ou un régime en remplacement de celle-ci.
Employés des Premières Nations
(autochtones)
Couverture et exemption de taxes
Si vous engagez des employés des Premières Nations, il se peut qu’ils aient
droit à une exemption de la taxe sur les produits d’assurance. Ils doivent
normalement résider sur une réserve et présenter leur certificat de statut
autochtone.
S’ils détiennent une couverture de soins médicaux en lien avec ce statut,
ils peuvent s’exempter des soins médicaux comme un employé peut le faire
lorsqu’il est couvert par le régime de son conjoint.
ADMINISTRATION PENDANT lʼANNÉE
L’employeur doit
tenir à jour les dossiers des employés en avisant l’assureur de tout changement
dans les 30 jours de l’événement. Sinon, il se peut que l’assureur refuse
d’appliquer le changement à la date demandée.
Types de modifications à communiquer
1 . Mise à jour du salaire.
Il est important que les
salaires soient le plus exacts possible, car le calcul des prestations
d’assurance invalidité sera versé en fonction du salaire déclaré avant
l’invalidité. De plus, les primes de certaines garanties sont calculées en
fonction du salaire déclaré.
●
Cette modification
peut être faite directement sur la plateforme administrative.
2
. Changement de protection pour les soins médicaux et/ou soins dentaires (individuelle/familiale/ exemptée).
Un changement
de protection est possible seulement à
la suite d’un événement vie
(nouveau conjoint de fait, séparation, mariage, naissance d’un enfant, terminaison de l’assurance du conjoint, etc.).
●
Cette modification nécessite un formulaire de
modification signé par l’employé avant d’être fait directement sur la
plateforme administrative.
3 . Ajout ou terminaison d’un enfant
à charge.
●
Cette modification peut être faite directement sur
la plateforme, si un changement de couverture est requis, un formulaire de
modification signé par l’employé est nécessaire avant d’être faite directement
sur la plateforme administrative.
Pour les enfants
de 21 à 25 ans (Provinces hors
Québec) ou de 21 à 26 ans (Québec) qui sont étudiants à temps plein, l’assureur aura généralement besoin d’une confirmation, sur une base annuelle, en septembre, lors de la rentrée scolaire
ou deux fois par année (selon assureur).
Preuves de scolarité
admissibles :
○
Horaire détaillé de
l’étudiant ;
○
Lettre d’attestation de l’établissement scolaire
;
○
Facture détaillée (présentant les cours inscrits).
○
Mention temps plein
●
Cette modification peut être faite sur la plateforme administrative ou
celle du participant, selon l’assureur.
4 . Changement de bénéficiaire
●
Ce changement nécessite un formulaire signé par l’employé.
●
Certains assureurs permettent le changement de bénéficiaire par l’employé
directement dans leur plateforme.
5 . Absence du travail
ou retour au travail
Invalidité (CNESST,
SAAQ, assurance-emploi maladie,
etc.) ;
Congé de maternité, paternité
ou parental ;
Congé sans
solde ;
Mise à pied temporaire.
●
Ces changements peuvent être faits directement sur
la plateforme administrative.
6
Nouvelle adresse d’un employé qui a déménagé ou tout autre
changement.
●
La majorité des changements peuvent être faits
directement sur la plateforme administrative.
À tout moment,
vous avez accès à des formations via IGC WEB dans l’onglet documents catégorie
formation ou vous pouvez communiquer avec SAGE pour prendre rendez-vous et
obtenir une formation plus complète.
Terminaison : aviser
l’assureur le plus rapidement
possible
Lorsque le lien d’emploi d’un employé est terminé, vous devez aviser l’assureur le plus rapidement possible. Vous
éviterez ainsi que des réclamations soient faites dans le dossier de cet employé
après sa date de terminaison.
Généralement, les couvertures du régime d’assurance collective se terminent le lendemain de la dernière journée de travail.
Au Québec, vous devez aussi aviser l’assuré que s’il se retrouve dans une
situation où il n’a pas d’autres couvertures d’assurance collective possibles,
il doit s’enregistrer à la RAMQ.
Droit de transformation suivant la terminaison
Lors de la terminaison des couvertures d’un employé, ce dernier peut bénéficier
d’un droit de transformation pour certaines garanties de son régime d’assurance collective. Il pourrait
transférer certaines protections en assurance individuelle,
et ce, sans avoir à soumettre
des preuves d’assurabilité. Cela s’applique souvent à la garantie d’assurance
vie seulement.
Il est de la responsabilité de l’employeur d’aviser
un employé de son droit de transformation. Le délai pour faire la demande de
transformation est généralement de 30 jours suivant la terminaison des
couvertures.
Pour tous les détails,
veuillez diriger l’employé directement vers l’assureur.
Enfants allant étudier à l’étranger
Il est possible pour un enfant allant
étudier à l’étranger de conserver ses protections
auprès du régime provincial et du régime d’assurance collective de son parent.
Pour ce faire, l’employé doit :
●
Tout d’abord, communiquer avec l’autorité du régime provincial pour obtenir une attestation d’affiliation au régime d’assurance maladie provincial.
Il sera nécessaire d’avoir en
main la preuve d’inscription auprès d’une institution scolaire étrangère, ainsi
que les détails du séjour
: lieu, date de départ et date
de retour prévu.
Les réclamations.
Afin de procéder à des
réclamations, il est important d’avoir les renseignements qui sont inscrits sur
le certificat de l’employé. Nom de l’assureur, numéro de contrat et numéro de
certificat de l’employé.
La plupart des assureurs
offrent la possibilité de faire les réclamations de soins médicaux et de soins
dentaires directement en ligne via leur application ou en traitement direct
avec la pharmacie, le dentiste ou le professionnel.
Si une réclamation est
refusée ou ne passe pas à la pharmacie, veuillez communiquer avec SAGE ou
directement avec votre assureur.
Médicaments
d’exception / Médicament à autorisation préalable
Un médicament d’exception ou à autorisation préalable est un
traitement particulier dont la prescription et le remboursement nécessitent une
procédure spéciale.
Cela
peut être dû :
- À son
prix élevé
- À une
indication thérapeutique très précise
- À d’autres
traitements moins coûteux qui doivent être essayés en premier
Pour obtenir
l’approbation de ce type de médicament, un formulaire doit être complété par le
médecin traitant. Vous pouvez le demander directement à SAGE ou à votre
assureur.
Pour les réclamations au
niveau de l’assurance vie, l’assurance vie des personnes à charge, la mort
accidentelle ou mutilation (MAM), l’assurance maladie grave ou les assurances invalidité,
des formulaires seront requis, veuillez communiquer avec SAGE ou directement
avec votre assureur.
. Employé de 65 ans et plus
Au Québec, lorsqu’une personne
a atteint l’âge de 65 ans, elle est automatiquement inscrite auprès du régime public d’assurance médicaments. Le contrat d’assurance collective peut permettre différents
choix à l’employé.
Voici le lien vers le site de la
RAMQ à ce sujet
Votre 65e
anniversaire | Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ)
Employé
Pour ce qui est du régime
d’assurance collective, il y a aussi quelques
changements.
Veuillez vous
référer à votre contrat pour les détails
précis de votre régime.
●
Assurance vie et décès et mutilation en cas d’accident (DMA) : Il y a souvent une réduction de la couverture.
●
Assurance invalidité de longue durée (ILD) : Terminaison de la protection, souvent à 65 ans moins
le délai de carence.
●
Assurance maladie :
Au Québec, il y a normalement deux possibilités disponibles selon l’assureur,
l’option 1 est celle
que l’on retrouve dans la majorité des contrats.
1 – Complémentaire
RAMQ : Les protections demeurent les mêmes, sauf pour la protection
des médicaments où le régime public deviendra le 1er payeur. Lors de
réclamations pour des médicaments, la demande sera faite auprès de la RAMQ en
premier et ensuite auprès de l’assureur. L’employé paie la prime annuelle à la
RAMQ et la prime d’assurance collective. Il est important que l’employé avise
sa pharmacie afin que celle-ci soumette les réclamations correctement.
2 – Pleinement
assuré : Maintien de la protection avec l’assureur
seulement. L’employé devra appeler à la RAMQ
pour se désinscrire en précisant que son régime demeure 1er payeur
même s’il a 65 ans.
Les couvertures demeurent les mêmes et
une surprime est normalement ajoutée
pour les soins médicaux.
Certains assureurs acceptent l’employé
s’exempte des soins médicaux pour demeurer avec la RAMQ seulement. Ce
choix est alors irrévocable.
Nous vous conseillons de communiquer avec SAGE pour discuter
des options que vous offre votre assureur, certains choix peuvent nécessiter la
création d’une nouvelle classe au contrat.
Le conjoint
Il y a deux (2) possibilités.
1-
Si le contrat considère l’âge de l’adhérent
principal (employé)
○
Si l’employé a moins de 65 ans et que le conjoint a plus de 65 ans. Le conjoint peut se désinscrire de la
RAMQ et demeurer pleinement assuré par le régime de l’employé.
○
Si l’employé a 65
ans et plus, et que le
conjoint a moins de 65 ans.
Le conjoint devra suivre le choix
de l’employé.
À noter que,
si le conjoint a accès à un autre régime privé à son travail, par exemple, il
ne pourra pas suivre un choix impliquant l’inscription à la RAMQ, il devra
choisir l’accès à un régime qui remplace la RAMQ.
2-
Si le contrat considère l’âge de la personne assuré (employé ou conjoint)
○
Si l’employé a moins de 65 ans et que le conjoint a plus de 65 ans.
Le conjoint doit être inscrit à la RAMQ et sa couverture
devient complémentaire RAMQ.
○
Si l’employé a 65 ans et plus, et que le conjoint a
moins de 65 ans.
Le conjoint demeure pleinement
assuré même si l’employé fait le choix d’être complémentaire à la RAMQ.
Nous vous conseillons de communiquer avec SAGE pour discuter
des options que vous offre votre assureur.
FACTURATION ET PRIMES
Les primes d’assurance collective sont facturées mensuellement à l’employeur. La facture est payable dès la réception et
dans un délai maximal de 30 jours.
Vous devez prélever les déductions et avantages
imposables sur les paies des employés selon la stratégie de partage
de la prime que vous aurez établi.
Il est important de concilier
régulièrement votre facture avec les déductions et les avantages imposables effectués
sur les paies de vos
employés.
Déductions et avantages imposables
L’avantage imposable est un montant payé par l’employeur pour un employé
et qui est fiscalement considéré comme du salaire,
ce qui signifie que l’employé
devra payer de l’impôt
et l’employeur devra l’ajouter à sa masse salariale
En assurance collective, les primes payées par l’employeur ne génèrent pas
les mêmes avantages imposables à l’employé pour toutes les garanties.
Voici un tableau sommaire des avantages imposable aux différents paliers de
gouvernement pour des primes payées par l’employeur ;
|
|
Avantages imposables pour l’employé |
|
|
Primes payées
par l’employeur |
Québec (provincial) |
Canada (Fédéral) |
|
Assurance vie |
Oui |
Oui |
|
Mort accidentelle et mutilation (MAM) |
Oui |
Oui |
|
Assurance vie des
personnes à charge |
Oui |
Oui |
|
Assurance
maladie grave |
Oui |
Oui |
|
Soins
médicaux |
Oui |
Non |
|
Assurance voyage |
Oui |
Non |
|
Soins dentaires |
Oui |
Non |
|
Télémédecine |
Oui |
Non |
|
Programme d’aide aux employés et à
leur famille (PAEF) |
Non |
Non |
|
Compte gestion mieux-être |
Oui |
Oui |
|
Compte gestion
santé |
Oui |
Non |
|
Assurance invalidité* |
Non |
Non |
*L’employeur peut
contribuer financièrement aux protections d’assurance invalidité si les
prestations versées à l’employé en cas d’invalidité sont imposables. Dans le
cas où les prestations d’invalidité sont non imposables, l’employeur ne peut
pas y contribuer.
Chez
SAGE, si nous vous fournissions les déductions pour vos employés, la participation financière de l’employeur est optimisée fiscalement afin de générer
le moins d’avantages imposables possible pour l’employé.
Donc, par exemple, si un employeur paie 50% de la
prime, celui-ci ne paie pas 50% de chaque garantie, mais bien 50% de la prime
totale.
Information complémentaire
●
Les primes d’assurance vie, d’assurance
vie pour personnes à charge, mort accidentelle ou mutilation (MAM) et de l’assurance
maladie grave, payées par l’employeur, sont considérées comme un
avantage imposable au fédéral.
Information à entrer dans la case 40 du T4.
●
Les primes d’assurance vie, d’assurance
vie pour personnes à charge, mort accidentelle ou mutilation (MAM) et
l’assurance maladie grave, payées par l’employeur, sont considérées
comme un avantage imposable au provincial (Québec). Information à entrer dans la case L du Relevé 1.
●
Les primes pour les soins médicaux, les soins dentaires, l’assurance voyage
et la télémédecine payées par l’employeur sont considérées comme un avantage
imposable au Québec.
Information à entrer
dans la Case J du relevé 1.
À noter que ces primes font aussi partie des frais donnant droit à un crédit d’impôt
pour frais médicaux au provincial
(Québec), raison pour laquelle cet avantage imposable est séparé dans une case
distincte.
●
Les primes payées par l’employé pour les soins médicaux, les soins
dentaires, l’assurance voyage et la télémédecine font partie des frais donnant droit à un crédit d’impôt pour
frais médicaux au provincial (Québec)
et au fédéral. Les primes doivent être inscrites dans la case 85 du T4 et la
case 235 du relevé 1.
●
Si vous avez un compte gestion
santé, au Québec, vous devez en fin d’année obtenir un relevé des réclamations
par employé afin d’ajouter les montants réclamés par ceux-ci à leurs relevés
fiscaux respectifs. Information à entrer
dans la case J du relevé 1.
●
Si vous avez un compte gestion
mieux-être, vous devez en fin d’année obtenir un relevé des réclamations par
employé afin d’ajouter les montants réclamés par ceux-ci à leurs relevés
fiscaux respectifs. Information à entrer
dans la case L du Relevé 1
et case 40 du T4.
Comment lire le rapport
des déductions salariales sur la plateforme IGC WEB pour les régimes
administrés par SAGE
Chaque mois, un
rapport de déductions salariales est créé automatiquement.
Ce rapport rassemble tous les montants dont l’administrateur a besoin pour
préparer la paie des employés.
Vous le recevrez
en pièce jointe avec la facturation mensuelle (Détail de la période courante).
Il est aussi transmis lorsqu’un changement est effectué pour un employé dans
notre plateforme IGCWEB. Enfin, si nécessaire, vous pouvez générer ce rapport
vous-même, directement dans la section Rapports.
Pour vous aider à
mieux utiliser et comprendre ce rapport, nous vous proposons ci-dessous une
description simple de chacune des cases.

1.
Identification de l’employé
2.
Contribution de l’employé par période de paie selon
le pourcentage déterminé
par l’employeur
3.
Contribution de l’employeur par période de paie selon
le pourcentage déterminé
par l’employeur
4.
Primes payées
par l’employé par période de paie pour les garanties
d’assurance invalidité de courte
et /ou de longue durée, si active au contrat. Ce montant est inclus
dans la contribution totale de l’employé à la case (2)
5.
Primes payées par l’employé par période de paie pour
les garanties soins médicaux, soins dentaires, la télémédecine et/ou assurance
voyage, si actives au contrat. Ce montant est inclus dans la contribution de
l’employé et à la case (2).
Ce montant devra être inscrit
à la case 85 du T4 de l’employé et à la case 235 du relevé
1.
6.
Primes payées par l’employeur par période de paie
pour les garanties d’assurance-vie de l’adhérent, mort accidentelle et mutilation (MAM),
assurance-vie des personnes à charge (PAC) et l’assurance maladie grave. Ce montant est un avantage
imposable pour l’employé
au Fédéral et au Provincial. Ce montant est inclus dans la contribution
de l’employeur à la case (3).
Ce montant devra être inscrit
à la case 40 du T4 de l’employé et à la case L du Relevé
1.
7.
Primes payées par l’employeur par période de paie pour les garanties
soins médicaux, soins dentaires, la télémédecine et/ou assurance voyage,
si actives au contrat. Ce montant est inclus dans la contribution de
l’employeur à la case (3).
Ce montant devra être inscrit
à la case J du Relevé 1 de l’employé.
8.
Prime mensuelle totale par employé qui sera facturée à l’employeur
9.
Nombre de périodes
de paie par année
Si vous avez
besoin d’aide pour appliquer les déductions salariales dans votre système de
paie, nous vous invitons à contacter directement votre fournisseur de paie pour
obtenir le détail des cases propres à votre système de paie et nous pourrons
vous aider à associer le tout.
Maximums avec et sans preuve d’assurabilité
Assurance Invalidité et assurance
vie
Les garanties
d’assurance invalidité et d’assurance vie peuvent prévoir deux montants de
couverture maximale :
- Maximum sans preuve : c’est un premier maximum
accessible sans avoir à fournir de preuves d’assurabilité.
- Maximum avec preuves : c’est un second maximum
disponible en fournissant des preuves d’assurabilité.
L’employé est
automatiquement couvert jusqu’au montant maximum qui ne nécessite pas de
preuves d’assurabilité à chaque changement de salaire.
Si, en fonction de son salaire, il est admissible à une protection plus élevée,
il peut demander ce montant supplémentaire en fournissant des preuves
d’assurabilité. Dans ce cas, un avis sera transmis à l’administrateur.
Preuves d’assurabilité
Pour obtenir une
protection supplémentaire, l’employé doit remplir un formulaire avec des
questions sur sa condition médicale que l’assureur analysera.
Selon les informations fournies, l’assureur décidera d’accepter ou non la
couverture pour le montant supplémentaire demandé, des tests médicaux
pourraient être demandés. En cas de refus, l’employé conserve toujours sa
protection de base, soit le maximum accessible sans preuve médicale.
Si l’assureur accepte de couvrir le montant supplémentaire demandé,
l’employé et l’administrateur du régime seront avisés. La prime sera ajustée en
conséquence et les déductions/avantages imposables de l’employé devront être
ajustées.
Nous encourageons
les employés à demander les couvertures complètes d’assurance invalidité et
d’assurance vie auxquelles ils peuvent avoir droit afin d’obtenir la meilleure
couverture possible.
Montant de couverture
Le montant de couverture d’assurance est la
prestation qui sera versée en cas de sinistre. Ce montant est directement lié
au salaire déclaré.
●
Une prestation d’assurance
invalidité est versée à un employé en cas d’absence du travail pour raison
médicale. La prestation est mensuelle en cas d’invalidité de longue durée et
hebdomadaire pour l’invalidité de courte durée.
●
Une prestation d’assurance vie,
c’est-à-dire un montant forfaitaire qui est versé au bénéficiaire en cas de
décès de l’employé.
●
Une prestation d’assurance vie des
personnes à charge est un montant forfaitaire qui est versé à l’employé en cas
de décès de ses personnes à charge.
●
Une prestation d’assurance décès
et mutilation accidentels, c’est-à-dire un montant forfaitaire qui est versé
soit à l’employé (en cas de mutilation) soit au bénéficiaire (en cas de décès
de l’employé).
ABSENCE DU TRAVAIL
La Loi sur les
normes du travail protège la majorité des salariés lors d’absences pour raisons
médicales ou pour des congés prévus par la loi (maternité, paternité, etc.). Le
lien d’emploi est alors maintenu.
Pendant cette
période, l’employé demeure admissible au régime d’assurance collective offert
par l’employeur. L’employé doit continuer de payer sa part de cotisation,
l’employeur est tenu de verser la sienne également.
Lors de toute absence du travail, vous devez aviser votre assureur dès
que possible.
** Une entente entre l’employé et l’employeur devra être
mise en place pour le paiement de sa part de prime durant son absence. **
Types d’absence
●
Invalidité :
○
Accidents du travail et maladies professionnelles (Québec : CNESST) ;
○
Programme d’assurance provinciale des accidents de la route (Québec : SAAQ) ;
○
Assurance-emploi maladie ;
○
Assurance invalidité de courte durée/ICD ;
○
Assurance invalidité de longue durée/ILD.
●
Congé de maternité, paternité, parental ;
●
Mise à Pied temporaire
●
Congé sans Solde
Terminaison pour non-paiement des primes
Rappel important :
Toute personne admissible à un régime privé d’assurance collective offert par
son employeur doit y adhérer et inclure ses personnes à charge admissibles. Au
Québec, ces personnes ne peuvent pas être couvertes par le régime public
d’assurance médicaments.
Si l’employé ne
paie pas sa portion de la prime, vous pouvez décider d’enclencher un
processus de terminaison pour non-paiement de prime.
Procédure en cas de non-paiement de la prime, la
procédure peut varier d’un assureur à l’autre;
- Lettre à l’employé :
Vous devez envoyer une lettre à l’employé, lui accordant un délai supplémentaire de 30 jours pour effectuer le paiement. Passé ce délai, vous devrez lui faire parvenir une 2e lettre lui indiquant que son certificat d’assurance sera terminé. - Une copie de cette lettre doit également être envoyée
à la RAMQ (Québec).
- Une copie doit être envoyée à votre assureur.
- Rappel important :
- L’employé ne sera pas admissible au régime
public d’assurance médicaments.
- Selon l’assureur, l’employé pourrait perdre son droit
à certaines prestations.
Si vous rencontrez
cette situation, veuillez communiquer avec SAGE afin que nous puissions vous
assister dans vos démarches.
Congé de maternité/paternité/parental
Absence pour congé
de maternité, paternité ou parental
Un employé en
congé de maternité, paternité ou parental conserve toutes ses couvertures
d’assurance collective, conformément à la Loi sur les normes du travail.
Il est parfois
possible de suspendre certaines couvertures, mais cette information doit
être validée auprès de votre assureur.
Au Québec : les assurés doivent maintenir au
minimum la couverture de soins médicaux.
Si vous avez un
employé qui souhaite suspendre certaines de ses garanties durant son absence,
veuillez communiquer avec SAGE afin que nous puissions vérifier les options
offertes par l’assureur.
Mise à pied temporaire ou congé sans solde
Votre contrat d’assurance
collective contient une clause en cas de mise à pied temporaire et de congé
sans solde.
Celles-ci
détailleront s’il y a maintien de certaines garanties et la durée maximale du
maintien des différentes garanties
- S’il y a maintien des garanties, l’employé ne peut
pas refuser cette prolongation.
- Il est souvent possible de modifier ces clauses au
contrat, mais vous devez appliquer la même clause pour tous les salariés
d’une même classe afin d’assurer l’équité.
Vous avez des
questions sur les clauses ou vous aimeriez les modifier ? Communiquez avec SAGE
afin que nous puissions vous assister dans vos démarches.
Arrêt de travail pour raisons médicales
Lorsqu’un
employé s’absente pour des raisons médicales, il peut être admissible à des prestations
d’assurance invalidité. Vous devez nous aviser (pour les clients qui
utilisent la plateforme administrative de SAGE) et aviser l’assureur de
l’arrêt de travail, peu importe la raison.
- Régime d’assurance
invalidité de courte durée :
Si votre contrat inclut une protection d’assurance invalidité de courte durée, la demande de prestations se fait auprès de l’assureur et comprend trois formulaires :
1 Déclaration de
l’employeur
2 Déclaration de
l’employé
3 Déclaration du
médecin traitant
Selon la condition
de l’employé (maladie, accident ou hospitalisation) un délai de carence peut
s’appliquer, cette information est disponible au contrat avec la durée maximale
des prestations.
** Dans le cas où il y a un PSC (Prestation supplémentaire au chômage) ou
dans le cas d’un régime intégré à l’assurance-emploi, bien vouloir prendre
contact avec SAGE afin que nous puissions bien vous informer sur la procédure à
suivre **
- Régime
d’assurance invalidité de longue durée :
Si votre contrat inclut une protection d’assurance invalidité de longue durée, la demande de prestations doit être effectuée auprès de l’assureur et comprend trois formulaires :
- Déclaration de
l’employeur
- Déclaration de
l’employé
- Déclaration du médecin traitant
Un délai d’attente
de 15 à 27 semaines s’applique normalement, cette information est disponible au
contrat avec la durée maximale des prestations.
Si votre délai de
carence est de moins de 27 semaines et que vous n’avez pas de régime
d’assurance invalidité de courte durée, il est important que l’employé informe l’assurance-emploi et cesse de recevoir des prestations après le
délai de carence de l’assurance invalidité de longue durée et qu’il présente sa
demande à l’assureur dans les délais prévus au contrat.
Si l’employé recevait des prestations d’assurance invalidité de courte durée, son
dossier sera automatiquement transféré vers l’assurance invalidité de longue
durée. L’assureur se chargera de demander tous les documents et
informations nécessaires.
·
Si vous n’avez pas de régime d’assurance invalidité de
courte durée :
La demande de prestations doit être faite auprès de l’assurance-emploi
maladie. Vous devez émettre un relevé d’emploi avec « maladie »
comme raison de départ.
Voici le lien vers le site du
gouvernement du Canada qui détaille le tout
Prestations de maladie de l’assurance-emploi : Ce
qu’offrent ces prestations – Canada.ca
- Arrêt lié à un accident de
travail, à un accident de la route ou à un acte criminel :
L’employé doit faire une demande auprès de l’organisme d’indemnisation approprié
o
Québec : CNESST, SAAQ ou IVAC
Même dans ce cas, vous devez nous aviser et aviser l’assureur de l’arrêt de
travail. Voir section sur l’exonération des primes.
** Pour éviter des délais au
niveau des prestations, nous suggérons de ne pas attendre la fin du délai
De carence
pour débuter les démarches. **
Exonération des
primes en cas
d’absence du travail
pour des raisons médicales
Lorsqu’un employé
s’absente pour des raisons médicales, il peut avoir droit à l’exonération
des primes pour certaines garanties, c’est-à-dire un congé de primes
tout en étant couvert.
- Selon les contrats, cette exonération peut normalement
commencer après un délai de carence de 15 à 27 semaines. Il s’agit
du même délai d’attente que celui de l’assurance invalidité de longue
durée. Si vous n’avez pas de régime d’assurance invalidité de longue durée,
vous pourriez quand même avoir la garantie d’exonération des primes après une
certaine période.
Analyse de la
demande d’exonération de primes
- L’assureur analyse la demande d’exonération de
la même manière qu’une demande d’assurance invalidité de longue durée
(ILD).
- Si le ILD est approuvé, l’exonération des primes
est généralement acceptée en même temps, à l’aide du même
formulaire.
- La demande de prestations se fait auprès de l’assureur
et comprend souvent les trois mêmes formulaires que pour le ILD :
- Déclaration de l’employeur
- Déclaration de l’employé
- Déclaration du médecin
Il est essentiel
de faire une demande d’exonération de primes, surtout lors d’un transfert
d’assureur.
- Dans ce cas, l’assureur que vous quittez est
responsable du paiement des garanties pour lesquelles l’employé est
exonéré de primes.
- Le nouvel assureur ne sera pas responsable
d’une condition invalidante survenue avant la date du transfert.
Demande d’exonération des primes pour une invalidité non payable par
l’assureur
- Si l’employé a déposé une demande
de prestations auprès d’un organisme externe (par exemple, la CNESST,
la SAAQ ou l’IVAC), une demande d’exonération des primes doit
également être transmise à l’assureur.
- L’exonération ne signifie
donc pas seulement un congé du paiement des primes, mais constitue
surtout une reconnaissance par l’assureur de sa responsabilité pour les
garanties exonérées.

OBLIGATIONS LÉGALES
Loi sur l’assurance médicaments du Québec
Depuis 1997, la Loi sur l’assurance médicaments du Québec (Loi 29)
oblige tous les résidents du Québec admissibles à un régime d’assurance
collective à y adhérer.
Points clés de la Loi :
- Une personne peut être admissible
à un régime privé :
- par son emploi,
- par une association ou un ordre
professionnel dont elle est membre,
- ou par l’entremise de son
conjoint ou de ses parents.
Une personne couverte par un régime privé doit également faire bénéficier de cette couverture son conjoint et ses enfants à charge.
Si une personne est admissible à plusieurs régimes privés, elle peut choisir celui qui est le plus avantageux selon sa situation. - Les personnes admissibles à un
régime privé ne peuvent pas être couvertes par le régime public.
- Selon la Loi sur les normes du
travail, l’employeur doit continuer d’offrir une couverture aux
personnes absentes temporairement, notamment en congé de maladie ou en
congé parental.
- Il est de la responsabilité de
l’employeur de s’assurer que tous les employés et leurs personnes à
charge admissibles sont correctement couverts.
Loi sur les normes du travail
La Loi sur les normes
du travail protège la
majorité des personnes salariées lors d’absences du travail pour raisons
médicales ou congés autorisés par la Loi (maternité/paternité et autres). Le
lien d’emploi est maintenu. L’employé continue d’être
admissible au régime d’assurance collective offert par son employeur, tant qu’il continue
le paiement de sa portion de la cotisation, l’employeur doit aussi le
faire.
**Si vous avez l’intention de terminer le lien d’emploi d’un employé, bien
vouloir vous référer à notre équipe des Ressources humaines SAGE (RH@sagedecision.com)**
Responsabilité de l’employeur
Il est de la responsabilité de
l’employeur de vérifier
si l’entreprise possède
des clauses spécifiques pertinentes dans leur
assurance commerciale, telles que l’assurance responsabilité professionnelle
erreur ou omissions.
LEXIQUE
Adhérent
Personne (employé ou membre) qui participe au régime d’assurance collective
offert par son employeur ou son association.
Administrateur de régime
Personne qui gère le régime d’assurance collective au nom de l’employeur. Si
vous faites l’administration de votre régime via la plateforme de SAGE IGC WEB,
nous sommes l’administrateur de régime auprès de votre assureur.
Assurance collective
Régime d’assurance offert à un groupe (entreprise, syndicat, association)
couvrant plusieurs personnes sous un même contrat.
Assurance vie de l’adhérent
Assurance versant un montant à un bénéficiaire en cas de décès d’un employé
assuré.
Assurance vie des personnes à
charge
Assurance versant un montant à un employé assuré en cas de décès d’une de ses
personnes à charge (conjoint, enfants)
Assureur
Compagnie d’assurance qui fournit la couverture (ex. : Desjardins Assurances,
Beneva, Manuvie, Sun Life, etc.).
Avantages imposables
Avantages (comme les primes payées par l’employeur) qui peuvent
être considérés comme un revenu imposable selon Revenu Québec ou l’ARC.
Bénéficiaire
Personne désignée pour recevoir la prestation en cas de décès de l’assuré.
Coordination des prestations
Mécanisme pour éviter le double remboursement lorsqu’un assuré est couvert par
plus d’un régime (ex. : celui de son conjoint et celui de son employeur).
Cotisation / prime
Montant payé pour obtenir la couverture d’assurance. Elle peut être partagée
entre l’employé et l’employeur.
Date d’admissibilité
Moment à partir duquel un employé devient admissible à adhérer au régime
(souvent après une période d’attente, ex. : 3 mois d’emploi).
Délai d’attente
Période durant laquelle un employé ne peut pas encore bénéficier de la
couverture aux garanties d’assurance.
Délai de carence
Période durant laquelle un employé ne peut pas encore bénéficier de prestations
d’assurance.
Mort Accidentelle ou Mutilation (MAM)
Est une assurance complémentaire qui verse une prestation financière à l’assuré
ou à ses bénéficiaires si un accident entraîne :
·
le décès de la personne assurée,
·
la perte d’un membre (bras, jambe, main, pied, etc.),
·
la perte d’un sens (vue, ouïe, parole),
·
ou la perte d’usage permanente d’une partie du corps.
Exonération de primes
Clause permettant à un employé invalide de conserver sa couverture sans payer
de primes pendant une période déterminée.
Exclusions
Situations ou soins non couverts par le contrat d’assurance .
Frais admissibles
Frais qui peuvent être remboursés selon les conditions du contrat d’assurance.
Franchise
Montant que l’assuré doit payer avant que l’assurance commence à rembourser selon
les conditions du contrat.
Garanties / Couvertures
Types de protections offertes (assurance vie, assurance invalidité, soins
médicaux, soins dentaires, etc.).
Garanties obligatoires
Les garanties du régime d’assurance collective sont à adhésion obligatoire pour
tous les employés admissibles (ex. assurance vie, assurance invalidité, etc.)
Garanties facultatives
Les assureurs offrent souvent des garanties facultatives aux employés en plus
du régime de base collectif. Celles-ci sont normalement payées par l’employé et
nécessitent des preuves d’assurabilité, un montant sans preuve peut être offert
lors de l’adhésion (ex. assurance vie et assurance maladie graves facultatives).
Invalidité de courte durée (ICD)
Offre des prestations en remplacement du salaire pour une invalidité de courte
durée (ex. : 15 à 27 semaines) lorsque l’employé ne peut pas travailler
temporairement pour des raisons médicales.
Invalidité de longue durée (ILD)
Offre des prestations en remplacement du salaire pour une invalidité de longue
durée, lorsque l’employé ne peut pas travailler temporairement pour des raisons
médicales.
Elle commence souvent après la
fin de l’ICD ou des prestations d’assurance-emploi maladie et la durée maximale
des prestations est variable d’un contrat à l’autre. (ex. : jusqu’à 65 ans
ou pour 2 ans)
Médicaments admissibles
Médicaments couverts par le régime d’assurance collective, celui-ci doit au
minimum couvrir les médicaments couverts par la liste de la RAMQ.
Montant maximum remboursable
Plafond qui s’applique aux prestations (ex. : 500 $ par année pour les
lunettes).
Prestation
Somme versée par l’assureur à l’assuré ou à ses bénéficiaires.
Preuve d’assurabilité
Questionnaire médical demandé par l’assureur qui doit être fourni par l’employé
dans certains cas tel que pour obtenir un montant de couverture plus élevé que
le maximum sans preuve, lors de l’adhésion d’un employé retardataire ou
lorsqu’un employé souhaite obtenir des garanties facultatives.
Programme d’aide aux employés (PAE)
Service de soutien psychologique, social et parfois financier
destiné à aider les employés à faire face à des difficultés personnelles ou professionnelles.
Programme d’Aide aux Employés Famille (PAEF)
C’est une version élargie du PAE (Programme d’aide aux employés),
qui offre non seulement du soutien à l’employé, mais aussi à leurs famille,
conjoint et enfants.
Régime d’invalidité de courte durée intégré à l’assurance-emploi
:
L’employé doit faire une demande de prestations maladie à
l’assurance-emploi.
Selon le contrat et la condition de l’employé, une demande de
prestations pourrait être nécessaire auprès de l’assureur pour des prestations
payables pour le délai d’attente à l’assurance-emploi maladie et dans le cas où
l’assurance-emploi refuse de verser des prestations à l’employé c’est
l’assureur qui pourrait verser les prestations d’invalidité.
Régime d’invalidité de courte durée intégré à l’assurance-emploi
avec prestation supplémentaire au chômage assuré (PSC) :
L’employé doit faire une demande de prestations maladie à
l’assurance-emploi.
L’employé doit faire une demande de prestations d’assurance
invalidité de courte durée à l’assureur afin d’obtenir des prestations en plus
de ses prestations maladie d’assurance-emploi. Par exemple, dans un PSC à 70%,
l’assurance-emploi maladie verse 55% du revenu et l’assureur 15%. Ce type de
régime nécessite d’être enregistré auprès de l’assurance-emploi afin que les
prestations de l’assureur ne soient pas déduites des prestations de
l’assurance-emploi.
Certains employeurs offrent des prestations supplémentaires
au chômage (PSC) non assuré, donc payés par l’employeur plutôt que
par un assureur.
Remboursement
Montant versé à l’assuré après soumission d’une réclamation.
Tiers payant
Système permettant à l’assuré de ne pas avancer le paiement complet (ex. : à la
pharmacie, l’employé n’a qu’à payer sa part de prime).
Télémédecine
Service permettant à une personne de consulter un médecin ou un
professionnel de la santé pour des problèmes mineurs, à distance, par
téléphone, visioconférence ou application mobile, sans avoir à se déplacer dans
une clinique.
Ces consultations sont souvent offertes 24 heures sur 24, 7 jours sur 7,
selon le fournisseur du service.