Politique de confidentialité
La politique de protections des renseignements personnels de SAGE Assurances et rentes collectives
1. But de la politique
Chez SAGE Assurances et rentes collectives, nous nous sommes engagés à protéger la vie privée de nos clients, employés et mandataires, ainsi qu’à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont confiés dans le cadre de nos activités.
Notre Politique de protection des renseignements personnels répond non seulement aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, mais décrit également nos normes de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation à l’égard de vos renseignements personnels. La présente politique explique également la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ces derniers.
Ce document est mis à jour de façon continue pour nous assurer que vous soyez au courant des modifications apportées à nos pratiques en matière de confidentialité, ainsi que pour unifier ces pratiques et nous conformer aux lois applicables. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique afin de prendre connaissance des mises à jour.
2. Étendue
En s’inspirant des meilleures pratiques de l’industrie, SAGE Assurances et rentes
collectives, la firme son engagement à se conformer aux lois et règlements qui encadrent
la protection de la vie privée et à protéger l’ensemble des renseignements confidentiels
qu’elle détient. Tous les employés de SAGE Assurances et rentes collectives, qui
collectent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels sont tenus de
respecter la présente politique.
La responsabilité de SAGE Assurances et rentes collectives, à l’égard de la protection des
renseignements personnels s’étend également à ses mandataires, fournisseurs de
services et partenaires qui offrent le même niveau élevé de protection à vos
renseignements personnels.
3. Renseignements personnels
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et
permettent de l’identifier, tels que des informations sur la situation financière, le mode de
vie ou la santé 1. Ils sont confidentiels, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent être communiqués
sans le consentement de la personne concernée.
Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur
support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou
autre.
4. Fins de la collecte des renseignements
SAGE Assurances et rentes collectives, doit recueillir des renseignements vous
concernant afin de vous fournir des services de haute qualité. La nature et la sensibilité
des renseignements que nous recueillons à votre sujet varient en fonction des services
que nous vous fournissons et des exigences légales auxquelles nous devons nous
conformer (telles que votre numéro d’assurance sociale si un produit choisi génère un
revenu de placement) 2.
Les fins pour lesquelles nous recueillons des renseignements sont habituellement pour
vous fournir les produits ou services que vous nous avez demandés, confirmer votre
identité, prévenir la fraude ou régler les questions concernant la relation qui nous unit.
Les fins pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels sont
déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci. Par exemple, des
renseignements sont recueillis lorsque vous soumettez une proposition, ouvrez un
compte ou présentez une demande d’indemnisation.
Si vous avez des questions ou des commentaires concernant les fins pour lesquelles
nous recueillons certains renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec nous à
l’adresse figurant ci-dessous :
SAGE Assurances et rentes collectives,
2500 rue Beaurevoir Entré A Bureau 350
Québec (Québec) G2C 0M4
Bureau 418-622-8550 | Sans frais 1 877-622-8550
info@sagedecision.com
sagedecision.com
Délégué à la protection des données
L’entreprise a nommé un responsable de la protection des renseignements personnels, qui veille à la conformité avec la loi, supervise les politiques et pratiques en matière de confidentialité et de sécurité, et est disponible pour répondre aux questions des employés et des clients.
Norman Dickenson
Vice-président, réclamations, gestion immobilière et technologique.
Courriel: norman.dickenson@essor.ca T : 514 878-9373 poste 30069
Bureau: 1100, boul. Robert-Bourassa, 6e étage, Montréal, Qc, H3B 3A5
5. Consentement
Lorsque nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet, nous obtenons
votre consentement afin de les utiliser aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. SAGE
Assurances et rentes collectives doit obtenir votre consentement pour utiliser vos
renseignements à d’autres fins ou pour recueillir des renseignements additionnels à votre
sujet.
En règle générale, nous demandons votre consentement explicite par écrit pour recueillir,
utiliser ou communiquer vos renseignements personnels.
Lorsqu’il s’agit de renseignements moins sensibles, nous pouvons, dans certaines
circonstances, accepter votre consentement verbal. À l’occasion, nous pouvons, selon
vos actions ou inactions, présumer que vous nous avez donné votre consentement
implicite 3.
Le consentement doit être donné par vous ou par une personne dûment autorisée tel un
tuteur ou mandataire.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions
légales ou contractuelles. Par exemple, votre droit de retirer votre consentement est
nécessairement limité si nous avons besoin de renseignements pour vous consentir un
prêt sur la valeur d’une police délivrée par nous. Nous vous informerons des
conséquences d’un tel retrait de consentement, y compris la possibilité pour nous de ne
pas être en mesure de fournir un produit ou de traiter votre demande. Si vous choisissez
de retirer votre consentement, nous l’inscrirons à nos dossiers. Par ailleurs, nous veillons
à ce que les dossiers que nous détenons soient à jour et exacts au moment où ils sont
utilisés 4.
Dans certaines situations, nous devons ou avons l’obligation de recueillir, d’utiliser ou de
divulguer des renseignements personnels sans votre consentement. Cela se produit
lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou
difficile d’obtenir un consentement 5. Lorsque des renseignements sont recueillis pour
enquêter sur une possible rupture de contrat, pour la prévention ou la détection de la
fraude, ou pour l’application de la loi, le fait d’obtenir le consentement pourrait nuire au
but de la collecte de renseignements. Dans certains cas, obtenir le consentement peut
être impossible ou inopportun si vous êtes mineur, gravement malade ou inapte.
6. Limitation de la collecte, utilisation et communication
Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux
fins qui vous ont été expliquées 6. Nous recueillons les renseignements personnels
directement de vous, à moins que vous n’ayez consenti à ce que nous recueillions ces
renseignements auprès de tiers ou que la loi nous y autorise.
Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils
ont été recueillis. Cela signifie que nous ne pouvons pas utiliser vos renseignements
personnels à toute autre fin sans votre consentement, à l’exception des mesures prévues
par la loi.
Lorsque nécessaire, exclusivement avec votre consentement ou si la loi le permet, nous
pouvons communiquer vos renseignements personnels à certains intervenants autorisés
pour la bonne gestion de votre contrat ou pour respecter des exigences réglementaires
et/ou légales, dont :
- Votre représentant en assurance
- Tout réassureur concerné
- Les fournisseurs de services et les mandataires qui en ont besoin pour exécuter leur contrat ou leur mandat et pour assurer l’administration adéquate de nos produits 7
- Les autorités légales ou judiciaires, lorsque requis par la loi, par exemple en cas de fraude ou d’activités criminelles.
Malgré ce qui précède, vos renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux
personnes autorisées à y accéder et pour qui cela est nécessaire dans l’exercice de leurs
fonctions.
Vous avez le droit de connaître, sur demande, à qui vos renseignements ont été
communiqués. Ce n’est qu’exceptionnellement et conformément à la loi que nous
refuserons de divulguer cette information. Nous tenons des registres exacts des
personnes auxquelles nous avons communiqué vos renseignements et les circonstances
pour lesquelles vos renseignements ont été communiqués.
Nous pouvons, dans certaines circonstances, utiliser des fournisseurs de services à
l’extérieur du Canada, y compris des États-Unis. Nous avons la responsabilité de nous
assurer que le fournisseur de services se conforme à notre politique de protection des
renseignements personnels et de veiller à ce que leur niveau de protection soit
comparable au nôtre.
7. Conservation
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux
fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire ces renseignements
conformément à la loi 8. En tout temps, les employés prennent les mesures de sécurité
propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés,
communiqués, conservés, ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment,
de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et
de leur support.
L’entreprise met en œuvre des méthodes d’anonymisation lorsque cela est possible, en
particulier pour les données sensibles ou lorsqu’il est nécessaire de réaliser des études,
analyses ou recherches sans compromettre la vie privée des individus.
Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures
nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non
autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.
8. Utilisation des renseignements personnels à des fins promotionnelles
Afin de vous offrir de temps à autre des produits et des services qui pourraient répondre
à vos besoins, de vous communiquer des offres et des conseils privilégiés et pour mieux
vous servir, SAGE Assurances et rentes collectives peut utiliser les coordonnées que vous
avez fournies (ex. : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, etc.) pour vous
contacter et peut également partager une liste des coordonnées de ses clients aux autres
compagnies composant SAGE Assurances et rentes collectives. Vous pouvez en tout
temps vous désister en communiquant avec nous. Cela n’inclut pas les communications
au sujet du produit que vous détenez et des communications administratives
nécessaires à la bonne gestion de votre dossier.
Pour satisfaire aux exigences légales, nous devons obtenir votre consentement afin que
les compagnies composant SAGE Assurances et rentes collectives puissent utiliser et
partager entre elles vos renseignements personnels à des fins promotionnelles, et ce, à
la hauteur de vos attentes. Vos renseignements seront utilisés dans le but de vous faire
profiter d’une expérience personnalisée et de vous transmettre de temps à autre des
informations, des offres et des conseils adaptés en fonction de votre situation
personnelle et de vos intérêts.
SAGE Assurances et rentes collectives ne partagera pas vos renseignements avec
d’autres compagnies, à moins d’avoir obtenu votre consentement au préalable ou si la loi
le permet.
Nous n’utiliserons jamais des renseignements personnels sensibles tels que votre état de santé à des fins promotionnelles sans avoir obtenu préalablement votre consentement spécifique à cet effet.
Vous pouvez en tout temps nous demander de ne pas utiliser ni partager vos
renseignements personnels entre les compagnies composant SAGE Assurances et
rentes collectives à des fins promotionnelles en faisant parvenir une demande écrite au
responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse et coordonnées
indiquées à la fin du présent document.
Si vous ne consentez pas à la collecte, à l’utilisation et au partage de vos renseignements
personnels, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir les produits et les
services demandés à la hauteur de vos attentes.
Prenez note que nous ne vendons pas nos listes de clients à des tiers.
9. Exactitude et responsabilité
Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que vos renseignements personnels sont
aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ils sont recueillis, utilisés ou
communiqués.
Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre
possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous
confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent
ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.
Nous adhérons aux principes énoncés par la loi et aux règles que nous avons mises en
place pour la protection de votre vie privée. Ces règles sont énoncées dans la présente
politique de protection des renseignements personnels, le code de déontologie (qui
s’applique aux administrateurs, dirigeants et employés) de même que les lignes
directrices de l’industrie des assurances et les autres lois applicables.
Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur nos politiques et pratiques en
matière de protection des renseignements personnels.
10. Mesures de sécurité
Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses
afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient
protégés contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie,
utilisation ou modification non autorisée.
Ces mesures de sécurité comprennent :
- Des mesures organisationnelles (ex.: recours aux attestations de sécurité et l’accès restreint à ce qui est nécessaire);
- Des mesures physiques (ex.: accès par gestion électronique aux bureaux pour les employés, sauvegarde et archivage des données au moyen d’un système externe, etc.);
- Des mesures technologiques (ex.: utilisation de mots de passe et de chiffrement, changement fréquent de mots de passe, utilisation de pare-feu et opérateurs à accès segmenté, etc.).
Nous vous recommandons d’utiliser des mots de passe uniques et forts pour vos
comptes en ligne et de ne divulguer vos mots de passe à personne.
11. Demande d'accès à l'information et rectification
Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre
sujet et de consulter ces renseignements. Vous avez également le droit de demander la
façon dont nous avons recueilli vos renseignements personnels, comment nous les
avons utilisés et à qui ils auraient pu être communiqués.
Ces renseignements vous seront fournis dans un délai raisonnable à partir du jour où
nous aurons reçu votre demande écrite.
Dans certains cas précis, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que:
- Il serait extrêmement coûteux de fournir les renseignements demandés;
- Ces renseignements font référence à d’autres personnes;
- Ces renseignements ne peuvent être divulgués pour des raisons légales, de sécurité ou de propriété commerciale;
- Ces renseignements ont été obtenus dans le cadre d’une enquête sur une possible rupture de contrat ou pour prévenir ou détecter une fraude;
- Ces renseignements sont protégés par le privilège du secret professionnel de l’avocat ou le privilège relatif à un litige.
Lorsque nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, il est possible
que nous refusions de vous les communiquer directement et demandions à ce qu’ils
soient transmis à un professionnel de la santé que vous aurez désigné pour vous les
communiquer.
Vous pouvez vérifier l’exactitude et l’intégralité de vos renseignements personnels et, le
cas échéant, en demander la rectification. Nous répondrons à toute demande de
rectification dans un délai raisonnable. Toute demande d’accès à l’information doit être
transmise à l’adresse se trouvant à la fin du présent document.
12. Incident de sécurité
Advenant un incident de sécurité impliquant des renseignements personnels, le
département de la conformité de SAGE Assurances et rentes collectives remplit (pour
usage interne) un rapport de déclaration d’un incident de sécurité portant atteinte à des
renseignements personnels (librement inspiré de celui qui est disponible sur le site de la
Commission d’accès à l’information du Québec).
À la suite de ce rapport, une évaluation est effectuée par la haute direction de SAGE
Assurances et rentes collectives afin de déterminer si la nature de l’incident nécessite
une déclaration auprès de l’organisme provincial ou fédéral responsable de la protection
de la vie privée.
13. Limite de responsabilité
L’utilisation des technologies telles que l’Internet comporte des risques importants. De
ce fait, il est impossible de garantir que les renseignements personnels que vous
fournissez soient complètement à l’abri. Toutefois, soyez assurés que SAGE Assurances
et rentes collectives met en œuvre tous les moyens raisonnables à sa disposition afin de
protéger vos données.
Par conséquent, vous reconnaissez que SAGE Assurances et rentes collectives et ses
fournisseurs ne sauraient être tenus responsables des dommages ou préjudices pouvant
découler ou résulter, directement ou indirectement, d’une violation de la confidentialité
des données et/ou renseignements transmis par Internet au SAGE Assurances et rentes
collectives.
14. Transparence, préoccupations et plaintes
Nos employés peuvent répondre à vos questions et préoccupations en ce qui concerne
la protection de vos renseignements personnels.
Pour consulter votre dossier, pour formuler une plainte quant au non-respect des
procédures de traitement des renseignements personnels ou pour obtenir davantage
d’informations au sujet de la Politique de protection des renseignements personnels,
communiquez avec nous.
1. Article 1, LPRPSP, P-39.1
2. Article 4, LPRPSP, P-39.1.
3. Article 14, LPRPSP, p-39.1.
4. Article 11, LPRPSP, P-39.1.
5. Articles 18 à 23, LPRPSP, P-39.1.
6. Article 5, LPRPSP, P-39.1.
7. Ces fournisseurs de services ou mandataires s’engagent à respecter la législation concernant la protection des renseignements personnels avant que tout renseignement personnel leur soit transmis.
8. Article 10 et 12, LPRPSP, P-39.1.
